Gestión integral de congresos científicos y profesionales

Coordinación general del evento

• Elaboración de manual de candidatura.
• Elaboración de estudio de viabilidad del congreso.
• Estudio y propuesta de sedes.
• Planificación estratégica y cronograma de actividades.
• Contratación y negociación de sedes.
• Planning de sede y distribución de espacios.
• Contratación de proveedores externos.
• Coordinación de actos de inauguración y clausura.
• Control de funcionamiento de salas.
• Coordinación de personal auxiliar, protocolo y RRPP.
• Coordinación de personal técnico.
• Gestión de transporte y desplazamientos.
• Control y seguimiento presupuestario del congreso.
• Cierre presupuestario.
• Administración y gabinete legal (fiscal y financiero).
• Seguimiento financiero y control de legalidad fiscal.
• Gestión administrativa de cobros.
• Gestión de pagos a proveedores.
• Elaboración de informe económico general post-congreso.

Diseño e imagen

• Diseño y desarrollo de la imagen corporativa del congreso.
• Diseño de documentación oficial y papelería congreso.
• Diseño, creación y actualizaciones de página web.
• Diseño y maquetación de programas científicos y libros de resúmenes.
• Diseño de señalética, rotulación y decoración en sede.

Área científica

• Elaboración de programas científicos.
• Tramitación de reconocimientos oficiales, acreditaciones y avales científicos.
• Recepción y gestión de comunicaciones y posters, atención a autores y evaluadores, y coordinación de sistemas de evaluación.

Ponentes y VIP’s

• Contacto y seguimiento de comités (organizador, científico y comité de honor).
• Atención personalizada a ponentes y personalidades.
• Relaciones protocolarias con invitados y VIP’s.
• Gestión de alojamientos, desplazamientos y traslados.
• Área de atención exclusiva en sede (sala vip, entrega de documentación, etc.).

Patrocinadores

• Elaboración de estrategia de captación de sponsors.
• Elaboración de manual de patrocinios.
• Contacto y trato personalizado con patrocinadores.
• Elaboración de planos, normativa, condiciones y contratos de patrocinios, colaboraciones y exposición comercial.
• Gestión y seguimiento de cobros, y emisión de facturas.
• Fidelización de patrocinios para futuras ediciones del congreso.
• Búsqueda de recursos y tramitación de subvenciones y ayudas oficiales.

Inscripciones

• Atención permanente al congresista.
• Recepción y tramitación de boletines de inscripción.
• Tramitación de cobros.
• Registro, emisión de facturas y envío de confirmaciones.
• Elaboración, manipulación y entrega de documentaciones.
• Gestión de nuevos inscritos en sede.

Alojamientos

• Contratación de alojamientos (negociación de tarifas especiales y gestión de bloqueos hoteleros).
• Recepción y tramitación de boletines de reserva hotelera.
• Tramitación de cobros.
• Registro, emisión de facturas y envío de bonos de hotel.
• Gestión de nuevos alojamientos en sede.

Nuevas tecnologías

• Sistema online de gestión (inscripciones, reservas, comunicaciones y evaluaciones).
• Sistema de posters online.
• Sistema de control de accesos.
• Sistemas avanzados de control de tiempos en sala.
• Votación interactiva.
• Acceso a ponencias en la web del congreso: audio y/o vídeo.
• Audio streaming y video podcasting.

Comunicación y marketing

• Elaboración del plan de marketing estratégico del congreso.
• Desarrollo de material promocional.
• Desarrollo del plan de comunicación.
• Relación y colaboración con sociedades e instituciones afines o relacionadas.
• Planificación y gestión divulgativa.
• Protocolo.
• Gabinete de prensa y RRPP.

Área social

• Propuesta y organización de actos sociales.
• Elaboración de programa social atractivo.
• Asesoramiento en tours y visitas turísticas a la ciudad.
• Elaboración de programa de acompañantes.
• Reportaje fotográfico y audiovisual del congreso.
• Creatividad e innovación en actividades y experiencias sociales.

Logística

• Montaje de secretarías.
• Coordinación de servicios contratados con patrocinadores.
• Coordinación de montaje de exposición comercial.
• Señalización, rotulación y decoración en sede.
• Recepción de material en sede.