Clave Congresos: La primera Organizadora Profesional de Congresos Transparente

Organización de congresos

En Clave Congresos organizamos y gestionamos congresos, conferencias, cursos, seminarios, jornadas científicas, y eventos de forma global, ofreciendo ideas innovadoras, las mejores condiciones económicas y la máxima calidad.

Gestión integral de congresos médicos, científicos y profesionales

Coordinación general del evento

  • Elaboración de manual de candidatura.
  • Elaboración de estudio de viabilidad del congreso.
  • Estudio y propuesta de sedes.
  • Planificación estratégica y cronograma de actividades.
  • Contratación y negociación de sedes.
  • Planning de sede y distribución de espacios.
  • Contratación de proveedores externos.
  • Coordinación de actos de inauguración y clausura.
  • Control de funcionamiento de salas.
  • Coordinación de personal auxiliar, protocolo y RRPP.
  • Coordinación de personal técnico.
  • Gestión de transporte y desplazamientos.
  • Control y seguimiento presupuestario del congreso.
  • Cierre presupuestario.
  • Administración y gabinete legal (fiscal y financiero).
  • Seguimiento financiero y control de legalidad fiscal.
  • Gestión administrativa de cobros.
  • Gestión de pagos a proveedores.
  • Elaboración de informe económico general post-congreso.

Diseño e imagen

  • Diseño y desarrollo de la imagen corporativa del congreso.
  • Diseño de documentación oficial y papelería congreso.
  • Diseño, creación y actualizaciones de página web.
  • Diseño y maquetación de programas científicos y libros de resúmenes.
  • Diseño de señalética, rotulación y decoración en sede.

Área científica

  • Elaboración de programas científicos.
  • Tramitación de reconocimientos oficiales, acreditaciones y avales científicos.
  • Recepción y gestión de comunicaciones y posters, atención a autores y evaluadores, y coordinación de sistemas de evaluación.

Ponentes y VIP’s

  • Contacto y seguimiento de comités (organizador, científico y comité de honor).
  • Atención personalizada a ponentes y personalidades.
  • Relaciones protocolarias con invitados y VIP’s.
  • Gestión de alojamientos, desplazamientos y traslados.
  • Área de atención exclusiva en sede (sala vip, entrega de documentación, etc.).

Patrocinadores

  • Elaboración de estrategia de captación de sponsors.
  • Elaboración de manual de patrocinios.
  • Contacto y trato personalizado con patrocinadores.
  • Elaboración de planos, normativa, condiciones y contratos de patrocinios, colaboraciones y exposición comercial.
  • Gestión y seguimiento de cobros, y emisión de facturas.
  • Fidelización de patrocinios para futuras ediciones del congreso.
  • Búsqueda de recursos y tramitación de subvenciones y ayudas oficiales.

Inscripciones

  • Atención permanente al congresista.
  • Recepción y tramitación de boletines de inscripción.
  • Tramitación de cobros.
  • Registro, emisión de facturas y envío de confirmaciones.
  • Elaboración, manipulación y entrega de documentaciones.
  • Gestión de nuevos inscritos en sede.

Alojamientos

  • Contratación de alojamientos (negociación de tarifas especiales y gestión de bloqueos hoteleros).
  • Recepción y tramitación de boletines de reserva hotelera.
  • Tramitación de cobros.
  • Registro, emisión de facturas y envío de bonos de hotel.
  • Gestión de nuevos alojamientos en sede.

Nuevas tecnologías

  • Sistema online de gestión (inscripciones, reservas, comunicaciones y evaluaciones).
  • Sistema de posters online.
  • Sistema de control de accesos.
  • Sistemas avanzados de control de tiempos en sala.
  • Votación interactiva.
  • Acceso a ponencias en la web del congreso: audio y/o vídeo.
  • Audio streaming y video podcasting.

Comunicación y marketing

  • Elaboración del plan de marketing estratégico del congreso.
  • Desarrollo de material promocional.
  • Desarrollo del plan de comunicación.
  • Relación y colaboración con sociedades e instituciones afines o relacionadas.
  • Planificación y gestión divulgativa.
  • Protocolo.
  • Gabinete de prensa y RRPP.

Área social

  • Propuesta y organización de actos sociales.
  • Elaboración de programa social atractivo.
  • Asesoramiento en tours y visitas turísticas a la ciudad.
  • Elaboración de programa de acompañantes.
  • Reportaje fotográfico y audiovisual del congreso.
  • Creatividad e innovación en actividades y experiencias sociales.

Logística

  • Montaje de secretarías.
  • Coordinación de servicios contratados con patrocinadores.
  • Coordinación de montaje de exposición comercial.
  • Señalización, rotulación y decoración en sede.
  • Recepción de material en sede.
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